Referenz: ST-Service W.O.I.S.

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Webdesign & Programmierung einer Unternehmenswebsite für die Klärwerksoptimierer aus dem Extertal

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Für die RegionDienstleister

Betreuung des Online-Bereichs für einen der führenden Versicherungsmakler in Deutschland und Europa mit Hauptsitz in Detmold.

ST-Service W.O.I.S.

Kunde seit 2006

Anzahl Mitarbeiter ca. 75

Individuelle Auftragsverwaltung funktional für alle Endgeräte

Die Firma STRUCK ist Hersteller von Lichtwerbung und produziert auf über 10.000 qm Werbeelemente oder ganze Konzeptionen für Brauereien, Energiekonzerne, Versicherungs- und Lotteriegesellschaften sowie für viele Markenartikelunternehmen.
Die Firma ST-SERVICE ist der angeschlossene Dienstleister für die Montage und Wartung der Lichtwerbung im Außen- und Innenbereich. Zu den Leistungen gehören die Organisation, die Übernahme der Logistik für Lagerung und Kommissionierung aller Artikel und der entsprechende Versand an die Endkunden. Eine vollständig schnelle und zuverlässige Projektabwicklung kann also garantiert werden.

ST-SERVICE bietet und überzeugt seine Kunden darüber hinaus durch einen ganz besonderen Onlineservice: Dem W.O.I.S. Auftragsportal. Die Auftragsabwicklung und der Auftragsfortschritt werden ebenso transparent dokumentiert wie die Steuerung der Beteiligten effizient per Workflow erfolgt.

W.O.I.S. – die optimale Schnittstelle zwischen Dienstleister und Kunde

In einem agilen Prozess entwickelte LOUIS INTERNET eine Individuallösung zur Abstimmung zwischen Auftraggebern, Dienstleistern und der ST-SERVICE.

Den Anfang machte eine Visualisierung der vorhandenen Daten(-quellen), Strukturen und Prozesse. In mehreren Workshops folgten deren Analyse und Grobbeschreibung der Anforderungen an die Individualsoftware. In ca. 14-tägigen Terminen wurden die Arbeitsergebnisse geprüft und die nächsten Aufgaben geplant.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Aber lassen wir den Kunden selbst sprechen.

Geschäftsführer Marc Obermann sagt:
"Dank dieser Individuallösung ist es uns möglich besonders große Projekte mit vielen einzelnen Objekten problemlos abzuwickeln. Der direkte Zugriff für den Kunden auf den kompletten Datenbestand schafft Vertrauen und sichert zugleich eine reibungslose Kommunikation und Archivierung der Projekte.
Als Ergänzung zu unserem SAP ist das W.O.I.S. zu einem unverzichtbaren Instrument für unser Projektmanagement und unsere Kundenakquise geworden. Als Generalunternehmer mit ständig wachsenden und sich veränderten Kundenwünschen müssen wir entsprechend auf den Markt reagieren und bauen weiterhin auf die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Firma LOUIS INTERNET sowie dem W.O.I.S.“

Kennzahlen:

  • Inbetriebnahme 2011 mit einem Kunden, einer Belegart und mit ein paar Tausend Aufträgen
  • Derzeit etwa 3.400 Partner, 600 Benutzer und 20.000 Projekte mit 32.000 Belegen, 33.000 Nachrichten, 135.000 Dokumente
  • Monatliches Datenwachstum ca. 5-10 GB, Tendenz schnell steigend

Umfangreiches Dokumentenmanagement:

  • Mehrere Ordner pro Projekt mit unterschiedlichen Nutzerrechten zum Lesen und Schreiben von Dateien
  • Unterschiedliche Rechte nach Rolle (z.B. Löschen und Kundenfreigabe nur für Administratoren)
  • Verschieben und Kopieren von Dateien zwischen Ordnern (je nach Berechtigung)
  • Alle Dokumente eines Ordners als ein einziges PDF herunterladen
  • PDFs in Einzelseiten aufsplitten
  • PDFs und Bilder zu neuen PDFs zusammenführen
    Verlustfreie Umwandlung von Bildern zu PDFs (d.h. keine erneute Komprimierung)
  • Automatische Markierung von Dateien je nach Ordner für Nachrichtenversand (z.B. Monteurauftrag)
Komplex aber übersichtlich – die Auftragsübersicht

Nachrichten / Chat-Funktion:

  • Mehrere Nachrichtengruppen pro Projekt inklusive Nachrichtenhistorie
  • Sichtbare Nachrichten und Rechte je nach Rolle/Partnerzugehörigkeit (z.B. Löschen nur durch STS)
  • Push-Benachrichtigung, d.h. alle offenen Browser bekommen sofort neue Nachrichten gepushed, so dass ein Chat möglich ist
  • Zusätzlicher Versand von Nachrichten per E-Mail mit unterschiedlichen Vorlagen je nach Nachrichtentyp (z.B. Angebote), inkl. Nachrichtenverlauf
Immer im Gespräch dank Nachrichten- & Chatfunktion

Workflows:

  • Diverse Status je nach Projektphase (Anfrage/Angebot/Auftrag/Bauantrag) mit teilweise manuellen und automatischen Statusübergängen bei verschiedenen Events (z.B. Termin festgelegt, Datei in Ordner X hochgeladen, etc.)
  • Verfolgung überfälliger Zustände und Rückmeldungen durch Monteure
  • Rückmeldefunktion für Monteure mit Bestätigung durch STS
  • Planung/Abgleich von Survey- und Montageterminen
  • Zuständigkeit ändern, z.B. bei Urlaubsvertretung
Aktuelle Stände und Aufträge verfolgen, Termine planen, Zuständigkeiten definieren

SAP Import/Export via SAP SOAP-Webservice:

  • Import von Belegen (Angebot, Auftrag etc.) aus SAP und Zusammenführung zu Projekten an Hand Belegfolge
  • Export von Änderungen am Belegstatus an SAP
  • Abgleich im Produktivsystem einmal pro Minute
  • Zuordnung von SAP-Benutzern zu STS-Benutzern
SAP-Schnittstelle via SAP SOAP-Webservice

Projektliste und Suche:

  • Echtzeit-Suche als zentrale Filter-Funktion mit Autosuggest für mehr als 10 unterschiedliche Datenquellen (z.B. Partnernummer, Straße, Objektname, Bearbeiter/in, Felder je nach Rolle unterschiedlich)
  • Suchergebnisse zusätzlich filterbar nach diversen Zuständen, z.B. Prüfung/Feedback notwendig, Zustand Projektphase, etc.

Benutzerverwaltung:

  • Umfangreiche Suche und Filtermöglichkeit analog zu Projekten
Über die Suche filtern

Schutz, Monitoring & Ausfallsicherheit

  • Kontinuierliches Exception-Monitoring für schnelle Analyse und Behebung von Programmfehlern
  • Verschlüsselung über HTTPS inklusive SPDY Protokoll für effizienteren Datenaustausch mit dem Browser
  • Ausfallsichere Datenspeicherung in Amazon S3 mit unlimitierter Speicherkapazität (Verfügbarkeit 99,999999999%)
  • Signierte S3-URLs mit Verfallsdatum nach wenigen Minuten, daher kein Zugriff für unauthorisierte User möglich, selbst wenn URLs versehentlich veröffentlicht werden
  • Schutz gegen versehentlichen Datenverlust durch Soft-Delete mit verzögerter Löschung nach einer Woche und Aufbewahrung gelöschter Objekte in S3 für einen Monat
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems nach Kundenwunsch und Bedarf inklusive Migration von Bestandsdaten seit 2011

Technik:

  • Backend in Ruby on Rails
  • Responsive UI für Tables und Smartphones, Backwards-Kompatibilität zu IE8
  • Navigation via AJAX Push-State mit Fallback für ältere Browser (IE8)
  • Upload mehrerer Dateien oder ganzer Ordner über HTML5 File-APIs (Außer IE8)
  • Datenbank PostgreSQL 9.3
  • Faye Pub/Sub-Server für Echtzeitkommunikation via Websockets (Nachrichten, Benachrichtigungen, Seiten-Updates)
  • Sidekiq und Redis für Backgroundjobs (E-Mails, Upload- u. Dokumentenverarbeitung, SAP Import/Export, ~3000 Jobs/Tag)
  • Asynchrone Verarbeitung von Attachments: Hochladen zu S3, Zusammenführen & Splitten von PDFs sowie Löschen erfolgen asynchron und parallel auf mehreren CPU-Kernen, so dass Benutzer sofort weiterarbeiten können. Während der Verarbeitung werden Nutzer über den Status via Push-Nachrichten verständigt.
  • Verarbeitung von Fotos in nativer Auflösung von Digitalkameras und sehr großen PDFs möglich
Alle Details für jeden Vorgang übersichtlich und von überall im Zugriff