Wonach suchst du?
Kundenbestellungen kommen auf vielen Wegen ins Haus: als Freitext in einer E-Mail, als PDF im Anhang, als eingescannter Bestellschein oder im Format des jeweiligen Einkaufssystems. Jede Bestellung sieht ein wenig anders aus. Für den Innendienst heißt das: Angaben lesen, Artikelnummern zuordnen, Mengen und Liefertermine prüfen und alles von Hand ins ERP übertragen. Diese Zeit fehlt bei Beratung, Rückfragen und Angebotsarbeit. Jede manuelle Übertragung birgt zudem das Risiko von Zahlendrehern, die oft erst bei der Kundschaft auffallen. In Phasen mit hohem Auftragsvolumen wird die Erfassung so schnell zum Engpass für den gesamten Vertrieb.
Ein KI-Agent übernimmt die wiederkehrenden Schritte zwischen Posteingang und ERP. Euer Team prüft das Ergebnis und gibt den Auftrag frei.
Ein solcher Agent erkennt eingehende Bestellungen, liest die relevanten Angaben aus und gleicht sie mit Euren Stammdaten ab: Kundennummer, Artikel, Mengen, Preise und gewünschte Liefertermine. Dabei verarbeitet er unterschiedliche Formate, vom strukturierten PDF bis zur frei formulierten E-Mail.
Das Ergebnis ist ein vorbereiteter Auftragsentwurf. Sind alle Angaben eindeutig, ist der Entwurf direkt freigabebereit. Ist etwas unklar, etwa eine unbekannte Artikelbezeichnung oder ein abweichender Preis, markiert der Agent die Stelle gezielt für Euer Team. So entsteht eine klare Arbeitsteilung: Die KI übernimmt das Lesen und Zuordnen, Eure Mitarbeitenden behalten die Entscheidung und den Kundenkontakt.
Besonders groß ist der Hebel dort, wo viele Bestellungen in unterschiedlichen Formaten eingehen. Drei Fragen geben Euch eine erste Orientierung.
Prüft für Euer Unternehmen:
Je öfter Ihr mit Ja antwortet, desto mehr lohnt sich ein genauer Blick. Der Gewinn liegt dabei in mehr als gesparter Zeit: Euer Team gewinnt Freiraum für Beratung, Rückfragen und Angebote, also für die Aufgaben, in denen seine Erfahrung wirklich zählt.
Die Qualität eines KI-Agenten entsteht in seiner Einbindung. Entscheidend sind saubere Stammdaten, eine durchdachte Anbindung an Eure Systeme und klare Regeln für die Freigabe.
Drei Hebel bestimmen, wie gut ein Agent im Alltag arbeitet. Die Datenbasis: Je gepflegter Artikel- und Kundenstammdaten sind, desto sicherer gelingt die Zuordnung. Die Anbindung: Der Agent arbeitet direkt mit Eurem Postfach und Eurem ERP zusammen, damit die Daten durchgängig fließen. Die Freigaberegeln: Ihr legt fest, welche Aufträge automatisch vorbereitet werden und wo bewusst ein Mensch draufschaut.
Wie diese Bausteine bei Euch aussehen, hängt von Euren Systemen und Prozessen ab.
Genau diese Fragen klären wir von LOUIS INTERNET gemeinsam mit Euch, bevor der erste Auftrag automatisch vorbereitet wird.
Ein KI-Agent muss nicht sofort alle Bestellungen übernehmen. Ein schrittweiser Start schafft Vertrauen und zeigt früh, wo der größte Nutzen liegt.
Sinnvoll ist ein Start mit einem klar abgegrenzten Bereich, zum Beispiel mit den Bestellungen einiger Stammkundinnen und Stammkunden oder einer einzelnen Produktgruppe. In dieser Phase arbeitet der Agent parallel zum gewohnten Ablauf: Euer Team erfasst wie bisher und vergleicht die Entwürfe des Agenten mit dem eigenen Ergebnis.
So seht Ihr schnell, wie zuverlässig die Zuordnung gelingt und an welchen Stellen Stammdaten oder Regeln nachgeschärft werden sollten. Wächst das Vertrauen, wächst auch der Einsatzbereich, Schritt für Schritt bis in den regulären Betrieb. Der Vorteil dieses Vorgehens: Der Nutzen wird früh sichtbar, und Euer Team gestaltet die neue Arbeitsweise von Anfang an mit.